CISUs rammer for Coronakrisen – Seniorer Uden Grænser

De fleksible rammer for håndtering af bevillinger der påvirkes direkte af corona-krisen, er følgende

Baggrund
Danske civilsamfundsorganisationer, der sammen med partnerorganisationer arbejder for at styrke civilsamfund og bidrage til udviklingsresultater igennem CISU-bevillinger, er i en unik position til at kunne understøtte lokale indsatser, når corona-krisen rammer eller truer med at ramme.
Der er derfor behov for stor fleksibilitet, så der kan omlægges, ændres, udskydes og aflyses aktiviteter, når der er behov for det. Fleksibiliteten må dog samtidig bygge på så en grundig som mulig information om og gode analyser af situationen for bevillingshavere, partnere og fælles indsatser.

Målet er:

at kunne understøtte, at den danske organisation og partnerne kan ændre rolle og aktiviteter i en ændret kontekst, hvor det er nødvendigt;
at kunne sikre, at mest muligt af det, der er opnået – og ønskes opnået – i indsatserne kan forblive intakt under den enkelte bevilling.

Nedenstående bygger på den allerede gældende fleksibilitet og de kendte processer under de eksisterende retningslinjer for puljerne. Herudover bygger det på CISUs erfaringer med særlig fleksibilitet overfor bevillingshavere f.eks. i forbindelse med Ebola-krisen, og på de henvendelser vi har modtaget i den seneste uge. I en udmelding fra Udenrigsministeriet har vi set stor forståelse for behovet for yderlige fleksibilitet.

Kan indsatsen ændres?
Inden bevillingshavere udskyder eller sætter indsatser på pause, anbefaler CISU stærkt, at bevillingshavere drøfter, om deres lokale partner har mulighed for at arbejde med at modvirke og afbøde konsekvenserne af coronavirus for deres målgrupper. Gerne i samarbejde med andre lokale aktører og gerne ved at tænke ud af boksen.

Hvilke ændringer?
Hvis der kun er tale om små ændringer i den planlagte indsatser, som for eksempel enkelte udsatte rejser, mindre udskydelser og omlægninger af aktiviteter, kan det beskrives i den almindelige rapportering eller ved senere anmodninger om budgetændringer og/eller forlængelser af indsatsperioder.

Umiddelbare ændringer i en indsats:

Hvis man vælger at ændre dele af indsatsen med det samme, skal man indsende et forslag til en velbegrundet plan for dette til CISU.
Det samme gælder, hvor der er behov for en forlængelse af indsatsen (no cost extension) med ændret tids-/aktivitetsplan og budget (gælder kun projekt-bevillinger).

Midlertidigt ophør af en indsats

Hvis man vælger midlertidigt at ophøre med at implementere en indsats, kan man gøre det i op til seks måneder for bevillinger under civilsamfundspuljen og CISUs oplysningspulje, og i op til to måneder for DERF og programbevillinger under Civilsamfundspuljen. Det skal meddeles CISU med en velbegrundet skrivelse.(Se længere nede)

Udsættelse af opstart af en ny indsats

Hvis man vælger at udsætte opstart af ny indsats, gælder de samme regler som ved midlertidigt ophør af en indsats. I god tid inden opstart (af en ny indsats) eller ved genopstart af en igangværende indsats, skal bevillingshavere indsende et forslag til en plan, som skal godkendes af CISU (eller meddele at indsatsen fortsætter som oprindeligt planlagt).

Hvad skal sendes til CISU?
Ønsker om ændringer skal – som sædvanligt – gøre brug af formatet “Anmodning om ændring af indsats, indsatperiode og/eller budget”

Det findes her

Begrundelse for ændringerne må maksimalt må fylde to sider – dog fire sider for programbevillinger.

Begrundelsen skal angives under punktet ”Begrundelser for ændring af periode og/eller budget” og skal indeholde:

En kort beskrivelse af den ændrede kontekst, der har betydning for de planlagte eller igangværende indsatser.
En beskrivelse af, hvordan den ændrede kontekst direkte påvirker indsatsen og anvendelsen af budgettet. For eksempel om der er behov for at stoppe dele af aktiviteterne i en periode eller at justere på målgrupper, aktiviteter, mål/indikatorer eller strategi.
En kort beskrivelse af, hvordan man ønsker at ændre indsatsen. For eksempel om man ønsker at sætte den på pause, stoppe den, ændre tidsramme, videreføre den med nye aktiviteter eller ændre tidsperspektivet.
Der skal vedlægges en revideret aktivitetsoversigt (eventuelt i form af en opdateret LFA eller resultatramme og evt. ToC) samt den forventede tidsplan.
Aktiviteter, der retter sig direkte mod at afbøde, forebygge, oplyse om eller håndtere konsekvenser af coronavirus skal beskrives og begrundes særskilt.
Hvis man ønsker at justere i budgettet, skal man også udfylde budgetdelen af formatet.

Planen indsendes til puljer@cisu.dk dog sendes planer om ændringer i DERF-bevillinger til derf@cisu.dk.

CISUs behandling af forslag til ændringer

CISU behandler alle sager hurtigst muligt og inden for maksimalt otte arbejdsdage for Civilsamfundspuljen og maksimalt fire arbejdsdage for DERF. CISU kan i alle situationer bede om flere oplysninger, som skal indsendes hurtigst muligt. Det kan forlænge behandlingstiden.

Justeringer, der i sekretariatet vurderes til at ændre betydeligt på selve bevillingsgrundlaget (f.eks. ændringer i målgrupper, hovedformålet med indsatsen eller ændringer i forhold til partnere), vil blive behandlet af CISUs bevillingssystem. Det vil ligeledes kunne forlænge behandlingstiden.

OBS. Ændringerne kan først iværksættes, når planen er godkendt af CISU.

Forøgelse af bevillinger er ikke muligt

Det gælder for alle bevillinger, at de ikke kan overskrides, og at det ikke er muligt at forøge dem.

Omlægninger til humanitære indsatser/serviceydelser i Civilsamfundspuljen

Det er muligt at omlægge dele af midlerne til indsatser i Civilsamfundspuljen til serviceydelser/humanitære indsatser i forbindelse med lokal håndtering af coronavirus.

Omlægningen skal kunne begrundes tydeligt på baggrund af en analyse af konteksten og situationen i det område, indsatsen finder sted. Partnerens rolle og kapacitet til at løse opgaven skal også beskrives. Er der tale om mere end 40% af budgettet eller mere end 100.000 kroner, skal det bekræftes, at den danske organisation og partneren har orienteret sig i ”Core Humanitarian Standards” (CHS) som findes her her – Og her.

CISU kan vejlede i standarderne og udgiver snarest mere materiale om dem.

Drifts- og administrationsomkostninger herunder løn

CISU opfordrer bevillingshavere til at overveje, hvilke relevante aktiviteter den danske organisation og partneren kan lave i stedet for de planlagte aktiviteter. Det bidrager også til, at partneren kan fortsætte sin drift i den pågældende periode. Aktiviteterne skal fortsat være relevante for den lokale kontekst og så vidt muligt for den pågældende indsats.

I tilfælde af totalt udgangsforbud eller lignende, hvor det kun er muligt at gennemføre et minimum af aktiviteter – eller ingen – kan de mest nødvendige driftsomkostninger (herunder lønninger) afholdes. Hvis det ser ud til at omfatte en periode på mere end to måneder, skal der tages initiativer for at begrænse driftsomkostningerne fremadrettet.

Midlertidig hjemsendelse, afskedigelse eller lignende af personale skal overholde gældende kontrakter, lokal lovgivning, arbejdsmarkedsaftaler etc. Da der kan være tale om en force majeure situation, kan man lave aftaler om særlige vilkår. Det kan for eksempel være omkring hjemmearbejde ved karantæne, freelance-arbejde eller timeaflønning.

For de danske organisationer vil det ikke være muligt at anvende mere end de 7 % i administrationsomkostninger, som er allokeret i budgettet. Det endelige administrationsbidrag skal fortsat beregnes af afholdte udgifter.

Udsættelse af rapportering

Det forventes, at de gældende deadlines for indsatsen overholdes. Der kan i særlige tilfælde anmodes om udsættelse af rapportering eller regnskabsaflæggelse til CISU gennem en begrundet skrivelse til CISU.

Udsættelse af indsendelse af organisationsregnskaber

Under normale omstændigheder skal organisationsregnskaber sendes til CISU inden den 1. juli. Vi ved, at mange foreninger må udskyde generalforsamlinger og dermed ofte godkendelse af regnskaberne. Bliver en forenings generalforsamling udskudt, er det derfor muligt at indsende regnskaberne senere. Indtil videre dog senest inden den 15. september.

Programbevillinger: Overførsel mellem år

Ved planer om at ændre i programbevillinger, skal foreninger med programbevillinger estimere, om ændringerne får betydning for anvendelsen af budgettet for indeværende år, og om det forventes, at overførslen til 2021 kan blive større end 15% af årets budget.

Kontraktindgåelse og udbetalinger

CISU bestræber sig på, at alle kontraktindgåelser og udbetalinger vil kunne ske som normalt – dog med ændrede procedurer. Udefrakommende forhold kan i nogle tilfælde forsinke sagsbehandlingen.

Monitorering, fjernmonitorering og rejser

I lyset af myndighedernes anbefalinger og globale restriktioner på rejser mellem lande vil der kunne opstå udfordringer i forhold til monitorering af indsatser.

Hvis det er tilfældet, er det muligt at omlægge til såkaldt ’fjernmonitorering’. Det kan være en god idé at hyre en lokal konsulent til at udføre monitoreringsbesøget, så længe situationen i landet tillader det (jf. forholdsregler i de forskellige lande). Alle nødvendige forholdsregler skal tages for at sikre at både konsulent, partner og målgruppen ikke udsættes for unødige risici i forbindelse med udførelsen af monitoreringsopgaven. Man bør konsultere partner(e) og gerne CISU omkring dette.

CISU opfordrer desuden bevillingshaverne til at være kreative i forhold til at finde nye måder at drøfte indsatsen og partnerskabet med partneren og at bruge nye redskaber til at dokumentere implementering af indsatsen. Det vil desuden være muligt at anmode om en udskydelse af indsendelse af rapportering til CISU, hvis bevillingshaverne kan begrunde det.

Generelle forvaltningsmæssige rammer

I forhold til de generelle forvaltningsmæssige rammer for CISUs puljer findes en vejledning om forvaltning af bevillinger fra Civilsamfundspuljen. For DERF anvendes DERF Grant Management Guide.

I forhold til Civilsamfundspuljen bør bevillingshavere være opmærksomme på, at der under punkt 7 står, at den danske forenings bestyrelse har pligt til straks at give CISU besked, hvis hvis der opstår væsentlige ændringer og vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget. Desuden henviser vi til Retningslinjer for Civilsamfundspuljen (opdateret version 2.0 januar 2019) s. 13, 14 og 15 om skrøbelig kontekst.